Hinweise, Spezifikationen

Inhaltsverzeichnis

Dateinamenskonvention

Dateinamenskonvention

Einstieg in die elektronische Kanzlei: Etappen

  • Bestellung der SuisseID unter https://www.suisseid-shop.ch (zur Bestellung siehe auch SEK-Hinweise). Kosten: ca. 125 Franken pro Person pro 3 Jahre.
  • Schulung des Personals zum Thema "Grundlagen der e-Kanzlei"
  • Anpassung / Einrichtung Registraturplan Kanzlei zum wiederauffindbaren Speichern von elektronischen Zertifikaten
  • Scanprozesse einrichten (gesetzeskonformer PDF/A-Output, gesetzeskonformer Scanprozess)
  • Prozesse einrichten für die Herstellung von validen PDF/A-Dateien aus Office-Softwares
  • Prozesse einrichten zur eindeutigen Identifikation von elektronischen Dateien (Hashwertberechnung und -prüfung).
  • ev. Passwort-Management in der Kanzlei einführen
  • Installation der SuisseID
  • Installation der Software LocalSigner (kostenlose Software), plus ev. Import der VbN-Musterverbale
  • Anmeldung bei der Plattform Terravis. Kosten:
    • Auskunftsmodul für GRUDIS-Abonnenten: Fr. 300.00/Jahr
    • e-Geschäftsverkehrsmodul: Fr. 300.00/Jahr
    • zuzüglich Kosten pro Transaktion
  • Anmeldung bei einer anerkannten Zustellplattform gemäss VeÜ-ZSSchK und VeÜ-VwV (siehe Preise PrivaSphere AG bzw. Incamail)
  • Anmeldung bei der Plattform Juspace (kostenlos)
  • Anmeldung im Register der Urkundspersonen (kostenlos)

Stand: 23.01.2015
Autor: RA C. Schreiber
Rückmeldungen und Fragen bitte an sek@bernernotar.ch senden.

Hinweise zur UPREG-Registrierung

  • In der UPREG-Terminologie ist die "Organisation" der Notar bzw. die Notarin selbst: "Notarin Vorname Nachname".
  • In der UPREG-Terminologie ist die "übergeordnete Organisation" die Kanzlei, in der ein Notar allenfalls arbeitet: "Advokatur und Notariat Z".
  • Unter "UID Organisation Geschäftseinheit" ist deshalb die "persönliche UID" der Notarin einzutragen. Wer nicht selbst die MWST abrechnet oder als Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist, verfügt möglicherweise noch nicht über eine solche UID und muss sie erst beim Bundesamt für Statistik beantragen: http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/de/index/themen/00/05/blank/03/07.Document.173938.doc
  • Bei einem nach der UPREG-Eintragung erfolgten Ersatz der SuisseID müssen die auf UPREG hinterlegten Zertifikate ebenfalls auf den neuesten Stand gebracht werden.
  • Hinweis für kantonale Behörden und Notar/innen: Bei der UPREG-Registrierung durch den Notar werden aus dem UID-System sowie von der SuisseID verschiedenen Daten zum Antragsteller übernommen - neben einigen Angaben, die der Antragsteller selbst eingibt. Der Antragsteller hat auf die Übermittlung dieser Daten aus dem UID-System keinen Einfluss, auch das UID-System übernimmt gewisse Daten (bspw. aus dem kantonalen Notariatsregister) bzw. Angaben, die bei der Bestellung der SuisseID hinterlegt wurden. Diese sind ebenfalls nicht ohne Weiteres veränderbar. Das UPREG erlaubt die Datenmutation, entweder durch Datenübernahmen über die Schnittstelle mit dem UID-System, oder aber durch den Antragsteller, sobald er im UPREG eingetragen ist.
    SEK-Vorschlag betreffend Vorgehen bei abweichenden Angaben: Falls die Kanzlei-Bezeichnung, eine Adressangabe aus dem UID-System oder aus SuisseID-Daten oder andere Daten nicht (mehr) mit den beim UPREG-Antrag manuell erfassten Daten übereinstimmt, sollte dies allein nicht zur Ablehnung des Antrags führen, da diese Mutation später entweder vom Notar nach Eintragung vorgenommen werden oder durch einen Datenaustausch mit dem UID-System erfolgen kann. Insbesondere sollten UPREG-Anträge nicht abgelehnt werden, wenn kantonale Behörden ihren Melde- bzw. Koordinationspflichten an das bzw. mit dem UID-Register nicht nachgekommen sind und deshalb "falsche" Angaben im UPREG-Antrag enthalten sind.

Stand: 23.01.2015
Aktualisierung: 04.04.2017
Autor: RA C. Schreiber
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UID-Antrag beim BfS ("UID-Notar")

Beim UID-Antrag an das BfS ist

  • unter "Typ der UID-Einheit" "Einzelfirma" anzukreuzen
  • unter "Bezeichnung der UID-Einheit (Firmenname)": "Name Vorname"
  • unter Beschreibung der Tätigkeit: "Notar" oder "Notarin".

Stand: 23.01.2015
Autor: RA C. Schreiber
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UID-Eintrag: Quellen der UID-Daten bei Doppel-Patentlern

Bei der Vergabe von UID-Nummern für Notarinnen und Notare, die gleichzeitig auch als Rechtsanwälte im kantonalen Anwalts-Register eingetragen sind, kann es vorkommen, dass im Brief zur UID-Übermittlung nur das Anwaltsregister als Quelle erwähnt ist:

Dies spiegelt sich dann auch im UID-Register wieder, und zwar in den Feldern „Zuständige UID-Stelle für Eintragsänderungen“ und „Typ der UID-Einheit“ und „Typ der zuständigen UID-Stelle“:

Dies bedeutet lediglich, dass diese UID-Einheit erstmals mit Daten aus dieser Quelle (hier: Anwaltskommission des Kantons Aargau) erfasst worden ist.

Dies bedeutet nicht, dass nur Daten, die von der Anwaltskommission an das Bundesamt für Statistik geliefert werden, zur Aktualisierung des UID-Eintrags verwendet werden, auch wenn die Bezeichnung „Zuständige UID-Stelle für Eintragsänderungen“ dies vermuten lassen könnte.

Es ist vielmehr so, dass die UID-Angaben zu Notarinnen und Notaren, die gleichzeitig auch im kantonalen Anwaltsregister erwähnt sind, sowohl durch Meldungen aus dem Notariats- wie auch dem Anwaltsregister mutiert werden.

Stand: 15.02.2016
Autor: RA C. Schreiber

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Validierungs-Tool der SDMS SA in den Kantonen Aargau und Bern nicht einsetzbar

Das Validierungs-Tool der SDMS SA (https://www.notarenregister.ch/public/PDFVerifier) ist für Notare im Kanton Bern und für Urkundspersonen/Notare im Kanton Aargau nicht einsetzbar, da bei dieser Validierung nur auf das Notarenregister der SDMS SA und nicht auf das im Kanton Bern und im Kanton Aargau zum Einsatz kommende Register der Urkundspersonen (UPREG) zugegriffen wird. Der passende Validator für Notarinnen und Notare im Kanton Bern und im Kanton Aargau für qualifizierte Signaturen mit Zeitstempel nach ZertEs und für elektronische Ausfertigungen und beglaubigte Kopien gemäss EÖBV ist zu finden unter: https://www.e-service.admin.ch/validator/

Stand: 30.6.2015
Aktualisiert: 15.02.2016
Autor: RA C. Schreiber
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Hinweise zum LocalSigner

  • Je nachdem, ob Sie Administratoren-Rechte haben oder nicht, wählen Sie den entsprechenden Download für Windows aus: Mit Administratoren-Rechten: Installer (.msi Version), ohne Administratoren-Rechte: ZIP Archiv. Weitere Informationen siehe: https://www.e-service.admin.ch/wiki/display/openegovdoc/LocalSigner+Installation
  • Der LocalSigner erkennt in gewissen Fällen valide PDF/A-1a, -1b nicht als valide PDF/A-Dateien. Senden Sie solchen Dateien bitte an den SEK zur weiteren Überprüfung.
  • Der LocalSigner (bis Version 3.0.6) kann PDF/A-2-Dateien nicht validieren.
  • Der LocalSigner kann nicht-valide PDF-Dateien in valide PDF/A-1b-Dateien konvertieren. Diese Funktion wird vom SEK allerdings nicht zur systematischen Anwendung empfohlen. Die Gründe sind:
    • Der LocalSigner wandelt die PDF-Datei in ein "Bild" um, damit ist in diesen Dateien eine Volltextsuche nicht (mehr) möglich. Im Kanzleialltag ist es aber sinnvoll, über PDF-Dateien zu verfügen, deren Texte erkannt werden (OCR-Prozess im Scanvorgang) oder deren Texte bereits bei der Erstellung in die PDF-Datei integriert sind (PDF-Erzeugung aus Office-Anwendungen).
    • Der LocalSigner verfügt über keine visuelle Kontrolle bezüglich der ursprünglichen und der konvertierten Datei. Um allfällige visuelle Veränderungen beim Konvertierungsprozess zu finden, müssen die Ursprungs- und die Zieldatei deshalb manuell oder mit einer speziellen Software verglichen werden.
    • Der LocalSigner vergrössert Dateien beim Konvertieren teilweise massiv (in Extremfällen von 1MB auf 10MB), dies ist angesichts der von vielen Plattformen festgelegten Upload-Limiten unpraktikabel.

Stand: 23.01.2015
Autor: RA C. Schreiber

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Auswahl und Bestellung der SuisseID

Derzeit stehen den Notarinnen und Notaren folgende zwei SuisseID-Produkte zur Auswahl.

Bei der Bestellung einer SuisseID sind unter anderem folgende Aspekte zu beachten:

 

Quovadis Signing Service

Klassische SuisseID ohne Mobile-Service (Post)

Kommentar SEK

Kosten pro 3 Jahre inkl. MWST

210.60

147.00

Preisunterschied ist mittlerweile nicht mehr so hoch, bis Ende Juni 2016 kostete der Signing Service Fr. 900 pro 3 Jahre

Unterstützte Betriebssysteme

Windows

Windows, OS X

Wer mit Apple-Computer arbeitet, muss die klassische SuisseID nutzen, Achtung aber bei OS 10.8.X, dort gab es bzw. gibt es massive Probleme mit der Middleware (SuisseID-Assistant)

Auf welchem Datenträger befinden sich die beiden Zertifikate?

Werden im Trust Center von Quovadis in der Schweiz verwaltet

geschützter Datenträger (Hardware-Token), Chipkarte oder USB-Stick, der vom Notar / der Notarin aufbewahrt wird

Die EÖBV verlangt, dass „die Urkundsperson alle nötigen und geeigneten Vorkehrungen trifft, damit ihr zur Beurkundung bestimmtes Zertifikat von keiner anderen Person benutzt werden kann, namentlich nicht von ihren Hilfspersonen.“

Zugang

Zwei-Faktoren-Authentifizierung  (PIN-Eingabe plus Eingabe eines Einmalkennworts, welches via Smartphone generiert wird)

Mittels 2-Faktor-Authentifizierung (Eingabe des PIN und Besitz Karte)

Der Signing Service löst einen zusätzlichen Schritt bei jedem Signieren und Anbringen des Funktionsnachweises aus, also nicht nur PIN-Eingabe, sondern zusätzlich noch Übertragung eines Codes, der via Smartphone übermittelt wird, ähnlich wie bei einem SMS-Login.

Secure-Email Zertifikat (p12-Softtoken) wird zusätzlich zur Verfügung gestellt?

Ja (kostenlos)

Nein

Die p12-Softtoken-SecureEmail-Zertifikate kosten separat Fr. 120 exkl. MWST pro 3 Jahre pro Email-Adresse.

Wenn PIN dreimal falsch eingegeben wird, dann kann das qualifizierte Signaturzertifikat…

…  wiederhergestellt werden

…  nicht mehr wiederhergestellt werden, es muss deshalb eine neue SuisseID bestellt werden

Das Authentifizierungs-Zertifikat kann in beiden Fällen wiederhergestellt werden.

Die Middleware heisst…

TrueSign V

SuisseID Assistant

Der SuisseID Assistant weist bei OS X 10.8.X hin und wieder Probleme auf.

Der LocalSigner kann mit dieser SuisseID signieren und Zulassungsbestätigungen anbringen

Ja, zur Zeit*

Ja

Bei der Einführung des Signing Service von Quovadis Anfang 2016 konnte der LocalSigner während 2 Monaten nicht eingesetzt werden, im Nachhinein wurde dann aber der LocalSigner angepasst. Das Informatiksteuerorgan des Bundes ISB, das für die Entwicklung des LocalSigner verantwortlich ist, verfolgt in der weiteren Entwicklung die Zertifikate des Bundes (Swiss Government PKI) sowie die klassische SuisseID, welche in der Bundesverwaltung auch zum Einsatz kommt. Nicht weiterverfolgt und auch nicht getestet bei Weiterentwicklungen des LocalSigner wird der Quovadis Signing Service, ausser eine andere Bundesbehörde finanziere diese Arbeiten. Es kann also nicht garantiert werden, dass der Signing Service von Quovadis in den kommenden Jahren mit jeder neuen Version des LocalSigner sofort kompatibel sein wird.

Erstellt: 13.10.2014
Aktualisiert: 07.07.2016
Autor: RA C. Schreiber

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Verbale für den elektronischen Geschäftsverkehr

Der VbN hat zusammen mit der Aargauischen Notariatsgesellschaft (ANG) und dem Support elektronische Kanzlei (SEK) eine Sammlung von Verbalen für Ausfertigungen, Beglaubigungen und Urschriften zusammengestellt. Diese sind als Word-Datei in Deutsch (Version 2 vom 6.6.2016), als Word-Datei in Französisch sowie als PDF/A-Datei in Deutsch (Version 2 vom 6.6.2016) und als PDF/A-Datei in Französisch und als "Profile" für den Import in die Software LocalSigner verfügbar. In den Profilen sind nur die Verbale der Version 1 von 2014 enthalten.

Im LocalSigner wird derzeit noch das Anbringen der Verbale mit der Signatur verknüpft. In arbeitsteiligen Kanzleien wird das Anbringen der Verbale im Vorfeld der e-Signatur/Funktionsnachweis ausgeführt (d.h. nicht via Signatureigenschaften im LocalSigner).

Für den Import in den LocalSigner ist wie folgt vorzugehen:

  • Feststellen, in welchem Ordner die Profile untergebracht sind ("Einstellungen" in der Top-Navigation anwählen, --> "Konfiguration" anwählen)
  • dort: "Profil-Pfad" kopieren
  • Windows Explorer öffnen und Pfad einfügen
  • in diesen Ordner die "Profile (Download)" entzippen
  • Profil-Dateien anpassen: "contact" und "location" ersetzen, bspw. mit der Software Notepad++, diese Einträge lauten in der Vorlage auf "Notar Ed. Marcel Steck" und "Bern"

Stand: 27.01.2015
Aktualisierung: 07.06.2016
Autor: RA C. Schreiber
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Drehbuch für die elektronische Anmeldung beim Grundbuch- und Handelsregisteramt

Drehbuch elektronische Anmeldungen Kt. BE (Autor: M. Steck, VbN)

Drehbuch elektronische Anmeldungen Kt. AG (Autoren: M. Steck, VbN und M. Merz, ANG)

Scangeräte, anerkannte Formate (PDF/A)

PDF/A

Bei der Neu-Beschaffung von Geräten zum Scannen von Textdokumenten ist unter anderem Folgendes zu beachten: Gemäss Art. 3 Abs. 1 Bst. b der Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV) müssen Dokumente für die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkundenden "in einem anerkannten elektronischen Format" gespeichert werden. Was ein "anerkanntes elektronisches Format" ist, geht aus Art. 3 i.V.m. Anhang 1 der Verordnung des EJPD über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV-EJPD) hervor: Derzeit gelten die folgenden Formate als anerkannt:

  • PDF/A-1a (gemäss ISO 19005-1:2005)
  • PDF/A-1b (gemäss ISO 19005-1:2005)
  • PDF/A-2 (gemäss ISO 19005-2:2011)

Die Frage, ob ein PDF/A-Dokument effektiv ein valides PDF/A-1a, PDF/A-1b oder PDF/A-2 darstellt, kann nur mit Hilfe eines guten Validators festgestellt werden. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST, www.kost-ceco.ch) hat in einer Studie verschiedene Validatoren getestet.

Technische Spezifikation

Bei der Neu-Beschaffung von Scan-Geräten sollte die technische Spezifikation daher für den Bereich PDF/A lauten:

"Das Gerät muss PDF/A-1a-, PDF/A-1b- oder PDF/A-2-Dateien herstellen können, die von einem in der KOST-Studie 'PDF/A-Validatoren' (2010) mit 'gut' oder 'sehr gut' bezeichneten Validator als 'valid' erkannt werden."

Stand: 17.09.2014
ergänzt am 13.10.2014
Autor: RA C. Schreiber

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Scangeräte, JBIG2-Komprimierung

Art. 4 Abs. 1 EÖBV-EJPD verlangt, dass beim Einlesen eines Papierdokuments sichergestellt werden muss, dass keine wesentlichen Informationen verloren gehen. Dies betrifft einerseits die Auflösung, wie in Art. 4 Abs. 1 EÖBV-EJPD erwähnt. Wesentliche Informationen können jedoch auch durch andere Vorgänge im Scanprozess verloren gehen, beispielsweise durch Korrektur-Einstellungen wie bspw. die die Entfernung von Linien.

Zusätzlich ist seit 2013 bekannt, dass gewisse Scansoftwares im Zusammenhang mit Bildkompressionen einzelne Ziffern oder ganze Blöcke von Zahlen/Ziffern gegenüber dem eingescannten Original verändern (im Rahmen eines "Pattern matching and substitution"-Verfahrens). Die KOST hat dazu eine Studie veröffentlicht (KOST-Studie JBIG2-Komprimierung, 2014).

Bei der Neu-Beschaffung von Scan-Geräten sollte die technische Spezifikation daher betreffend JBIG2-Komprimierung lauten:

"Der Output darf keine JBIG2-Komprimierung enthalten."

Stand: 18.05.2015
Autor: RA C. Schreiber

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Scangeräte, PDF/A-Eigenschaften nach Anbringen e-Zeitstempel

Gewisse Scan-Geräte stellen valide PDF/A-Dateien als Output her, die bei Anbringen eines Zeitstempels mit Adobe Acrobat XI (11.0.10) so verändert werden, dass die Dateien danach kein anerkanntes Format gemäss Art. 3 i.V.m. Anhang 1 der Verordnung des EJPD über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV-EJPD) mehr aufweisen. Die betroffenen Dateien zeichnen sich u.a. dadurch aus, dass in den XMP-Metadaten das Änderungsdatum als "xap:ModifyDate" beschrieben wird. PDF/A-Dateien, die das Änderungsdatum mit "xmp:ModifyDate" beschreiben, sind offenbar nicht betroffen.

Stand: 27.01.2015
Autor: RA C. Schreiber

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Scangeräte, PDF/A-Dateien werden als weisse Seiten angezeigt

Gewisse Scan-Geräte stellen valide PDF/A-Dateien als Output her, die einen "exotischen" Farbrazm eingebettet haben. Dadurch können Anzeigeprobleme bei Apple-PDF-Viewern sowie bei zahlreichen Mobil-Device-PDF-Viewern auftreten (Anzeige der Scans als weisse Seiten).

Ist dies der Fall, sollten die Standardeinstellungen bezüglich Farbraum so verändert werden, dass in die PDF/A-Dateien ein weitverbreiteter Farbraum eingebettet wird z.B. sRGB IEC61966-2.1 oder ein Standard ICC-Profil.

Stand: 24.03.2016
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Rückfragen technischer Art bitte an: Claire Röthlisberger-Jourdan, KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen), T 079 464 07 41, claire.roethlisberger@kost.admin.ch

Praxis-Hinweise zu Juspace und Terravis

Die beiden Plattformen Juspace und Terravis weisen folgende spezifische Eigenschaften auf, die für die Geschäftsabwicklung relevant sind.

Stand: 09.03.2016
Autor: RA C. Schreiber

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