Échange de données sécurisé
La communication électronique est un domaine sensible dans la relation entre le notaire et son client – le recours à des transmissions non cryptées représente à cet égard un risque considérable (cf. note de la Commission du notariat numérique ci-dessous).
Raison pour laquelle l’ANB, en collaboration avec la Commission du notariat numérique, a passé au crible plusieurs fournisseurs de solutions de stockage dans le cloud, en mettant l'accent sur la sécurité et la praticabilité.
Un critère absolument obligatoire était la conservation des données en Suisse, offrant ainsi une alternative suisse aux offres internationales courantes.
L'offre « FileSync » de la société Backup ONE SA a été jugée particulièrement convaincante.
Vous trouverez de plus amples informations sur ce produit dans la brochure ou directement sur le site internet du fournisseur en cliquant sur le lien ci-dessous.
Offre de stockage cloud sécurisé pour le partage de données
Nous sommes heureux de pouvoir proposer des conditions préférentielles aux membres de l’ANB sous la forme d'un rabais de 10% sur le produit FileSync.
Pour bénéficier de ce rabais, saisissez le code de réduction VBN10 directement lors de la commande.
Pour toute question concernant le produit, veuillez contacter directement le Sales Support de FileSync, en précisant que vous êtes membre de l’ANB.
Le secrétariat de l’ANB ne fournit pas de conseils sur le produit.
Pour toute assistance, veuillez vous adresser directement au centre d'aide de FileSync. Vous y trouverez des documents utiles ou des possibilités de contact.
Les courriels non chiffrés échangés avec les clients peuvent porter atteinte au secret professionnel
Nous tenons à vous rappeler que la transmission non chiffrée de messages électroniques peut présenter un risque important pour la confidentialité des échanges entre le notaire et sa clientèle. Dans un courriel, l'intégralité du contenu ainsi que les données relatives à l'expédi-teur et au destinataire restent accessibles en clair lors du routage à travers internet (transfert par plusieurs serveurs sur internet). La possibilité que ces messages soient consultés par des administrateurs, des tiers non autorisés ou des organismes gouvernementaux – comme le montrent des exemples historiques et actuels de surveillance systématique des communica-tions – met en péril le secret d'affaires, le secret professionnel et le secret de fonction. En raison de l'absence de mesures de protection techniques, le niveau de protection offert par les courriels non chiffrés est comparable à celui d'une carte postale lisible par toutes et tous.
Il convient de noter qu’une utilisation inappropriée des communications électroniques peut déjà avoir des conséquences en matière de responsabilité et de sanctions. La divulgation d'informations confidentielles – qu'il s'agisse de secrets professionnels, de données à carac-tère personnel ou d'autres contenus sensibles – peut entraîner des dommages financiers considérables, une atteinte à la réputation et donner lieu à des prétentions en dommages et intérêts et réparation du tort moral. De plus, des poursuites pénales et des sanctions discipli-naires peuvent être prononcées en cas de violation d’une obligation (cf art. 36 LN). À cet égard, les notaires sont soumis·es à des obligations professionnelles comparables à celles des avocats·es et autres personnes qui pratiquent le conseil et qui traitent régulièrement des données confidentielles de leurs clients.
Il est devenu courant de recueillir le consentement des clients avec le fait de communiquer par courriels non chiffrés dans des contrats de mandat, dans des dispositions générales de la réquisition d’authentification ou dans des procurations. Cependant, étant donné qu’un consen-tement juridiquement valable exige une information préalable du client, il n'est pas certain que de telles dispositions résisteraient à l’examen par un tribunal en cas de litige. Il est en tous les cas plus sûr de transmettre systématiquement les données confidentielles aux clients par des canaux chiffrés.
Dans ce contexte, nous recommandons :
- de sensibiliser régulièrement autant à l’interne que nos clients à l’externe aux risques liés aux communications non chiffrées ;
- d’assurer une surveillance adéquate (en interne ou en externe via un prestataire de services informatiques) ;
- de chiffrer les courriels de bout en bout à l’aide de services de chiffrement ; ou
- d’envoyer les données et documents confidentiels via une plateforme distincte et sécurisée.
Pour la Commission du notariat numérique
Michael Suter, président